Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc kiểm soát và xử lý công nợ một cách hiệu quả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Công nợ không quản lí được có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến lưu thông vốn, khả năng tài chính và uy tín của doanh nghiệp. Điều này đặt ra câu hỏi: Làm thế nào để doanh nghiệp có thể kiểm soát và xử lý công nợ một cách hiệu quả? Trong bài viết này, chúng tôi muốn chia sẻ một số điểm về pháp lý về kiểm soát và xử lý công nợ, với mong muốn đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp trong việc thu hồi các khoản công nợ.
1. Theo dõi công nợ
Để kiểm soát được công nợ và lựa chọn phương thức xử lý phù hợp thì trước hết doanh nghiệp cần phải bảo đảm được việc “Theo dõi công nợ”. Tuy nhiên theo dõi công nợ ở đây không đơn thuần là việc theo dõi trên sổ sách kế toán, mà ở đây việc theo dõi được xét trên các phương diện về:
-
Khoản công nợ đó có còn thời hiệu (thời hạn) để doanh nghiệp thực hiện các hành động yêu cầu các cơ quan tố tụng giải quyết;
-
Đối tác, khách hàng có đang thực hiện bất kỳ động thái nào về giải thể, tuyên bố phá sản, chuyển nhượng vốn… hay không;
-
Các văn bản tài liệu ghi nhận công nợ như email, Hợp đồng, Biên bản đối chiếu, Biên bản nghiệm thu… có được doanh nghiệp lưu giữ hay không và văn bản nào thì có sự xác nhận về công nợ của khách hàng;
-
Lý do Khách hàng không thanh toán công nợ là do chủ quan từ phía khách hàng hay vì bất kỳ lý do nào thuộc về chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đã cung cấp cho khách hàng. Doanh nghiệp cũng cần xác định lỗi thuộc về bên nào, và yếu tố lỗi đó có phải là điều kiện được phép để khách hàng không thanh toán công nợ hay không.
Ngoài những vấn đề nêu trên, việc doanh nghiệp đánh giá được khả năng thanh toán của khách hàng đối với công nợ cũng là điều quan trọng, để từ đó doanh nghiệp lựa chọn được cách thức yêu cầu khách hàng thanh toán công nợ một cách hiệu quả. Trên thực tế một số doanh nghiệp lựa chọn phương thức cấn trừ công nợ bằng sản phẩm, dịch vụ hoặc thông qua một bên thứ ba thay vì chờ khách hàng thanh toán tiền công nợ, bởi khả năng thu hồi công nợ thấp.
Chính vì vậy, theo dõi công nợ không chỉ là việc theo dõi dòng tiền ra vào đối với khoản công nợ đó, mà doanh nghiệp nên có quy trình theo dõi, đánh giá khả năng thu hồi đối với từng khoản công nợ để tìm ra được phương thức thu hồi nợ phù hợp, nhanh chóng cũng như tránh mất đi quyền khởi kiện tại Tòa án hay Trọng tài khi đã quá thời hiệu khởi kiện.
2. Lựa chọn phương thức xử lý công nợ thông qua Trọng tài hay Tòa án
Để lựa chọn phương thức phù hợp, trước hết doanh nghiệp cần xem xét lại thỏa thuận của các bên tại các văn bản có liên quan như Hợp đồng, Phụ lục, Hợp đồng nguyên tắc…, nhằm xác định tại thời điểm ký kết hợp đồng các bên có ghi nhận điều khoản chọn cơ quan giải quyết tranh chấp hay không. Trường hợp điều khoản ghi nhận Trọng tài là cơ quan giải quyết tranh chấp và điều khoản này có hiệu lực thì yêu cầu thu hồi công nợ của doanh nghiệp sẽ được giải quyết bởi Trọng tài.
Trường hợp điều khoản chọn cơ quan giải quyết tranh chấp không được xác lập giữa các bên hoặc các bên thỏa thuận lựa chọn tòa án là bên sẽ giải quyết tranh chấp thì yêu cầu thu hồi công nợ của doanh nghiệp sẽ được giải quyết bởi Tòa án.
Trong một số trường hợp, việc lựa chọn trọng tài hay Tòa án để giải quyết tranh chấp sẽ có giá trị quyết định khả năng thu hồi nợ. Chính vì vậy ngay từ giai đoạn thương thảo Hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định nhiều yếu tố như: khả năng thi hành, ngôn ngữ, địa điểm giải quyết, tính bảo mật của giao dịch, tính nhanh chóng trong quá trình giải quyết tranh chấp, khách hàng của doanh nghiệp là trong nước hay ở nước ngoài… để từ đó lựa chọn Trọng tài hoặc Tòa án.
3. Tòa án, Trọng tài thường được lựa chọn khi nào?
Hiện nay thông thường các giao dịch trong nước thì Tòa án là cơ quan giải quyết tranh chấp được các bên lựa chọn. Điều này xuất phát từ án phí của Tòa án là thấp hơn chi phí để giải quyết theo phương thức Trọng tài. Hình thức xét xử 02 cấp gồm sơ thẩm – Phúc thẩm, theo đó một bên có quyền kháng cáo bản án sơ thẩm khi nhận thấy bản án đang đang có sự vi phạm về nội dung, hình thức, cũng là một trong các lý do để các bên lựa chọn Tòa án. Tuy nhiên ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt theo quyết định của Tòa án thì các trường hợp khác đều xét xử công khai, thời gian giải quyết tại Tòa án khá lâu do khối lượng các vụ án mà Tòa án thụ lý khá lớn, những điều này cũng là điều mà một số bên cân nhắc để lựa chọn Trọng tài làm cơ quan giải quyết.
Bên cạnh hình thức thu hồi công nợ thông qua Tòa án, Trong tài thì việc yêu cầu một bên thứ ba thực hiện các hành động pháp lý để yêu cầu khách hàng thanh toán công nợ cũng được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều. Đây được xem là một trong các bước thăm dò khách hàng, nhằm xác định khả năng thu hồi nợ cũng như thiện chí của khách hàng, bởi việc giải quyết thu hồi nợ qua các bên như Trọng tài, Tòa án mất khá nhiều thời gian.
Việc xây dựng quy trình quản lý công nợ rõ ràng và khéo léo, kết hợp với chính sách thanh toán linh hoạt, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính và duy trì quyền lợi của mình. Đồng thời, việc thu thập và phân tích thông tin khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khả năng thanh toán và phòng ngừa rủi ro trong quá trình giao dịch. Tuy nhiên, việc kiểm soát và xử lý công nợ không chỉ là một quy trình cứng nhắc, mà cần có sự linh hoạt và sáng tạo để đáp ứng các tình huống đặc biệt và thay đổi trong môi trường kinh doanh. Điều quan trọng là doanh nghiệp nắm vững nguyên tắc cơ bản và áp dụng phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của mình.
Luật sư Nguyễn Thị Hoà – Công ty Luật TNHH CDLAF
